Электронный документооборот внутри учреждения в редакции 2 программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8"

Опубликовано Delta - вс, 03/20/2022 - 22:03

Начиная с релиза 2.0.71.19 в редакции 2 программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", далее – БГУ2, можно использовать новые возможности по формированию и подписанию электронной подписью внутренних электронных документов на основе печатных форм, далее - внутренний ЭДО.

Новые возможности, которые предоставляет внутренний ЭДО в БГУ2:

  • Формирование электронного документа без сохранения в файл на диске.
  • Подписание простой электронной подписью.
  • Подписание документа несколькими должностными лицами согласно определенному маршруту подписания с определенной последовательностью подписей или одной из возможных - в зависимости от настроек маршрута.
  • Использование обработки Текущие дела ЭДО для контроля документов «на подпись» и обработки группы документов.
  • Отклонение или аннулирование электронного документа.
  • Получение уведомлений о документах, ждущих подписания, аннулированных или отклоненных через функциональные возможности системы Обсуждения.

Внутренний ЭДО позволяет ускорить документооборот внутри учреждения, сократить расходы на закупку бумаги, предоставляет возможность хранить внутренние электронные документы в информационной базе БГУ2 без дополнительного этапа сохранения на диск в виде файлов. Исключение бумажного документооборота уменьшает риски вреда здоровью сотрудников в условиях угрозы заражения инфекционными заболеваниями.

Порядок документооборота внутри учреждения с использованием электронной подписи необходимо закрепить в Учетной политике учреждения.

Включение внутреннего ЭДО

Для включения возможности использования внутреннего электронного документооборота необходимо открыть форму настройки обмена электронными документами (шаг 1-4) в разделе Администрирование (Настройка параметров учета – Обмен данными и интеграция – Настройка обмена электронными документами).

Далее следует включить опции Сервисы ЭДО (шаг 1) и Использовать внутренние электронные документы (шаг 2), как показано на рисунке ниже.

Настройка внутреннего ЭДО

Общая настройка внутреннего ЭДО для учреждения выполняется с помощью команд ЭДО в форме списка или форме элемента справочника Организации (раздел Справочники).

Выбрав учреждение в списке (шаг 1), необходимо нажать на кнопку ЭДО и выбрать в меню команду Настройки внутреннего ЭДО (шаги 2-3).

В результате будет открыта форма Настройка внутреннего документооборота. Следует выбрать значение реквизита Вид электронной подписи:

  • Простая - для всей организации будут использоваться простые подписи;
  • Усиленная квалифицированная - для всей организации будут использоваться усиленные квалифицированные подписи;
  • По видам документов - для каждого вида документа организации используется свой вид подписи, который указывается в поле Вид подписи формы настройки.

Виды электронной подписи и условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, приведены в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", далее – Закон № 63-ФЗ.

Для большинства внутренних документов организации достаточно простой электронной подписи (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

После настройки внутреннего ЭДО следует оформить Положение об использовании простой электронной подписи (далее ПЭП).

Следует учитывать, что при подписании электронных документов по учету драгоценных металлов и драгоценных камней необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись согласно Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утв. приказом Минфина России от 09.12.2016 № 231н.

Если для внутреннего ЭДО выбрана простая электронная подпись, то для подписания электронных документов по учету драгоценных металлов и драгоценных камней необходимо использовать стандартный сценарий - печатные формы документов по учету драгоценных материалов сохранять в файл, присоединять к документу БГУ2 и подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Настройка формирования и подписания внутренних электронных документов

Настройку для каждого вида документа необходимо выполнить в списке, как показано на рисунке ниже.

Чтобы выполнить настройку, необходимо найти документ в списке, включить флажок рядом с колонкой Вид документа (шаг 1), перейти по ссылке Указать в колонке Печатная форма (шаг 2), в открывшейся форме включить флажок напротив нужных печатных форм (шаг 3), указать Печатную форму по умолчанию (шаг 4) и нажать кнопку ОК (шаг 5).

Для внутреннего ЭДО доступны также внешние печатные формы, подключенные к документам (раздел Администрирование - Печатные формы, отчеты, обработки - Дополнительные отчеты и обработки).

Настройка типа подписи для вида документа

Если в форме Настройка внутреннего документооборота значение реквизита Вид электронной подписи указано По видам документов, то в форме настройки следует указать значение для соответствующего вида документа:

  • Простая;
  • Усиленная квалифицированная.

Настройка маршрута подписания

Далее следует настроить Маршрут подписания. Для этого в строке с настраиваемым документом в колонке Маршрут подписания следует выбрать предопределенное значение Указывать при создании документа

или по кнопке Создать добавить свой маршрут подписания и выбрать его.

При создании нового маршрута можно выбрать тип группы подписания - нажать кнопку Добавить группу и выбрать один из типов:

  • Поставить любую из подписей;
  • Поставить все подписи;
  • Поставить все подписи по порядку.

С помощью кнопки Добавить подписанта необходимо составить список пользователей.

Пример создания маршрута для документа представлен на рисунке ниже.

Для документов БГУ2, которые не будут участвовать во внутреннем электронном документообороте, следует отключить флажок в первой колонке.

После настройки всех документов необходимо записать настройку с помощью кнопки Записать.

Второй вариант включения документа в настройки внутреннего ЭДО – через печатную форму по ссылке "Хотите сэкономить на бумаге? Оформите документ в электронном виде".

В появившейся форме следует нажать кнопку Далее.

На следующем этапе необходимо определить маршрут подписания и нажать кнопку Далее.

На заключительном этапе следует нажать кнопку Готово.

Хранение данных в томах на диске

По умолчанию файлы электронных документов хранятся в информационной базе. При большом объеме документооборота в учреждении, для того чтобы снизить нагрузку на информационную базу, может использоваться вариант хранения файлов в томах на диске или в информационной базе и томах на диске.

Важная особенность этого варианта заключается в том, что данная настройка может быть задана только для информационной базы в целом. Это означает, что в заданных томах на диске будут храниться не только файлы внутреннего ЭДО, но и другие файлы, сформированные в программе.

Следует отметить, что при значительном увеличении объема ИБ за счет размещенных в ней файлов программа позволяет изъять файлы из ИБ и организовать их дальнейшее хранение в томах на жестком диске.

Подробнее о настройке хранения файлов в томах на диске и переносе файлов из ИБ в тома на диске можно узнать в разделе «Инструкции по разработке на 1С Библиотека стандартных подсистем 3.1.2. Документация - Глава 5.49 Работа с файлами - Хранение файлов в томах на диске», публикуемой в проф-версии ИТС-Бюджет.

Оформление использования простой электронной подписи

При использовании ПЭП команды меню Оформить документы помогут сформировать печатные формы правоустанавливающих внутренний ЭДО документов:

  • Положение об использовании ПЭП;
  • Уведомление об использовании ПЭП.

Шаблон положения об использовании простой электронной подписи для внутреннего электронного документооборота составлен на основании положений Закона № 63-ФЗ.

В результате выполнения команды Положение об использовании ПЭП откроется форма настройки параметров Положения.

После заполнения реквизитов в группе Данные приказа (шаг 1) следует нажать кнопку Сформировать положение (шаг 2).

В результате будет сформирован комплект печатных форм Положения – приказ по организации и приложения к нему.

После утверждения Положения руководителем учреждения необходимо ознакомить всех сотрудников -участников внутреннего ЭДО с текстом Положения и порядком подписания электронных документов. Для этого в меню кнопки Оформить документы формы Настройка внутреннего документооборота следует выбрать команду Уведомление об использовании ПЭП (шаги 1-2) - откроется форма настройки списка уведомлений, в которой можно заполнить список участников ЭДО с помощью кнопок Добавить (шаг 3) или Подбор.

При добавлении строки необходимо нажать кнопку выбора (шаг 4) и определить тип данных:

  • Пользователь – выбор из справочника Пользователи;
  • Физическое лицо – выбор из справочника Физические лица.

Если в качестве источника сведений выбран справочник Пользователи, то важно заполнить для всех выбранных пользователей реквизит Физическое лицо в форме элементов справочника Пользователи.

После заполнения списка участников внутреннего ЭДО необходимо нажать кнопку Сформировать уведомления.

В результате будут сформированы печатные формы уведомления для каждого сотрудника из списка.

Необходимо распечатать, ознакомить и получить подпись каждого сотрудника, который будет участником внутреннего ЭДО.

Настройка прав доступа для участников внутреннего ЭДО

Для пользователей - участников внутреннего ЭДО необходимо включить профиль групп доступа Выполнение обмена ЭД (раздел Администрирование - Настройки пользователей и прав - Пользователи, команда Права доступа).

В форме карточки пользователя следует выполнить команду панели навигации Права доступа.

В форме настройки прав доступа для пользователя следует включить профиль Выполнение обмена ЭД.

Чтобы сохранить настройку, следует нажать кнопку Записать.

Использование внутреннего ЭДО

Внутренний ЭДО доступен для большинства документов прикладного решения за исключением отдельных, в т.ч. документов, которые участвуют в ЭДО с контрагентами (внешний ЭДО). В настоящее время функциональность внутреннего ЭДО также не позволяет подписывать общие печатные формы документов, например, Справка ф. 0504833.

В документе, для которого настроен внутренний ЭДО, следует сформировать печатную форму.

После проверки печатной формы следует нажать кнопку Отправить на подпись (шаг 1). В открывшейся форме следует добавить в список пользователей-подписантов с помощью кнопки Добавить (шаг 2). После заполнения списка подписантов необходимо нажать кнопку Подписать и отправить (шаг 3).

В результате печатная форма подписана и будет являться внутренним электронным документом. Чтобы просмотреть его состояние, можно нажать кнопку ЭДО и выбрать в меню команду Просмотреть электронный документ.

В примере установлена простая электронная подпись пользователя Главный бухгалтер и требуются электронные подписи пользователей Директор и Яснов Федор Семенович в соответствии с настройками маршрута подписания.

Пользователь из списка подписантов может увидеть все внутренние электронные документы на подпись в группе Подписать обработки Текущие дела ЭДО (раздел Органайзер).

В случае внутреннего ЭДО электронный документ (печатную форму) нельзя редактировать.

Если в учетном документе изменяется, например, количество, и новый электронный документ (печатная форма) отличается от ранее сформированного, то после проведения документа БГУ2 ранее сформированный электронный документ (печатная форма) принудительно закрывается и отправляется в Архив ЭДО, а новая печатная форма снова становится готова к началу внутреннего ЭДО.

Если в информационной базе подключены и используются функциональные возможности Обсуждений (раздел Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы - Обсуждения), то перейдя во вкладку Обсуждения, можно увидеть сообщения от бота 1С-ЭДО о документах на подпись, а также отклоненных или аннулированных. Эти документы можно открыть, если перейти по ссылке в сообщениях бота.

Двойным кликом по строке списка можно просмотреть документ. После проверки документа пользователь может подписать документ командой Подписать, как показано на рисунке ниже.

Также можно подписать один или несколько документов из списка с помощью кнопки Подписать и отправить на форме списка.

Кроме подписания пользователь может отклонить или аннулировать электронный документ. Для этого следует нажать кнопку Другие действия и выбрать в меню соответствующую команду, как показано на рисунке ниже.

В результате внутренний электронный документ будет отправлен в архив электронных документов.

Чтобы создать новый внутренний электронный документ, необходимо внести изменения в учетный документ программы и повторно сформировать электронный документ (печатную форму).

После того как последний подписант поставит подпись, ЭДО для данного документа считается завершенным.

При этом форма примет вид, показанный на рисунке ниже, а состояние ЭДО изменится на ЭДО завершен.

Чтобы просмотреть техническую информацию по электронному документу, можно перейти по ссылке Карточка документа.

 

В интерфейсе программы состояние внутреннего документооборота для документа можно увидеть в форме списка

и форме документа, как показано на рисунке ниже.

Исходные материалы доступны по ссылке.