Telegram-бот для внутреннего ЭДО в 1С:БГУ 2.0 и 1С:БП 3.0 КОРП

При использовании внутреннего электронного документооборота (далее ВЭДО) все пользователи, участвующие в ВЭДО, должны подписывать свои документы в базе 1С. Для этого необходимо, чтобы у них был доступ к базе 1С. Для упрощения и ускорения процесса подписания документов в ВЭДО было разработано специальное расширение, которое позволяет авторизованному пользователю просматривать и подписывать электронные документы (ЭД) со своего смартфона в специальном боте мессенджера Telegram.

Подробная инструкция по работе с расширением доступна по ссылке.

1. Общая информация о расширении

Для чего необходимо расширение?
Расширение в автоматическом режиме отправляет сообщения в Telegram-бот сотрудникам (подписантам), о том, что необходимо подписать документ, который прилагается файлом в pdf-формате. При этом учитывается порядок подписания (по очереди или все сразу), указанный в маршруте ВЭДО. То есть если в маршруте ВЭДО указан порядок 'Все по очереди', то следующему подписанту сообщение придёт только после того, как документ будет подписан предшествующим подписантом.
Если в организации активно используется ВЭДО и/или много сотрудников, которые должны подписывать внутренние ЭД, то использование данного расширения значительно ускорит процесс подписания документов. Особенно это актуально для территориально удалённых сотрудников.
•    Расширение позволяет упростить, ускорить и повысить удобство работы с внутренними электронными документами.
•    Просмотр и подписание документов осуществляется на смартфонах самих подписантов.
•    Использование данного расширения позволяет уменьшить количество специальных рабочих мест 1С для работы с внутренним электронным документооборотом.
•    Использование Telegram-бота для ВЭДО позволяет экономить на пользовательских лицензиях 1С.

Технические требования
Разработка и тестирование расширения осуществлялись:
•    на платформе 1С:Предприятие 8.3.22.1750 и конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0 (релиз 2.0.98.26.)
•    на платформе 1С:Предприятие 8.3.25.1374 и конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 (релиз 3.0.154.17)

Ограничения и особенности
Представленное решение обладает ряд ограничений и особенностей:
•    В настоящее время расширение адаптировано для конфигураций 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0 (релиз должен быть не ниже 2.0.88.) и 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 (релиз должен быть не ниже 3.0.154.17).
•    Расширение не будет работать на базовых версиях 1С.
•    У сотрудников, которым необходимо использовать 'Telegram-бот для внутреннего ЭДО', должны быть смартфоны с установленным мессенджером Telegram.
•    Использование чат-бота Telegram позволяет подписывать ЭД только простой подписью. В маршруте ВЭДО одновременно с подписантами, для которых указаны простые подписи, могут присутствовать подписанты с усиленной подписью. Таким подписантам будет необходимо подписывать ЭД своими усиленными подписями непосредственно в базе 1С.
•    Процедуру подписания документов с использованием 'Telegram-бот для внутреннего ЭДО' необходимо прописать в соответствующих нормативных документах организации.
•    Для отдельных модулей расширения код закрыт.

Функциональные возможности
•    Активное использование внутреннего документооборота в организации.
•    Большое количество документов, которое необходимо подписывать в электронном виде.
•    Отсутствие возможности подписания электронных документов непосредственно в базе 1С.

Как подключить расширение?
Через добавление расширений (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения – Добавить из файла).

Лицензирование
Лицензия для работы с расширением привязывается к аккаунту на портале ИТС. При этом наличие действующего договора ИТС не является обязательным условием для использования расширения – главное, чтобы аккаунт от портала ИТС был действующим. Одна лицензия позволит использовать расширение во всех базах 1С, где используется один и тот же аккаунт от портала ИТС. Если расширение будет использоваться в базах 1С с разными аккаунтами от портала ИТС, то необходимо приобрести дополнительные лицензии по числу таких аккаунтов. Перенос активированных лицензий на другой аккаунт от портала ИТС не предусмотрен. Расширение поставляется в бессрочном и срочных вариантах (на 1 месяц и на 6 месяцев).
Для активации лицензии необходимо:
- зайти в меню 'Администрирование - Телеграм, соответствия абонентов'.
- в открывшейся форме перейти на вкладку 'Лицензирование', ввести указанный пинкод и нажать кнопку 'Активировать'.

Используемые сокращения и обозначения
1С:БГУ (БГУ) - Конфигурация ‘1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0’.
1С:БП (1С:БУХ, БП) - Конфигурация ‘1С:Бухгалтерия предприятия КОРП 3.0’.
ВЭДО - Внутренний электронный документооборот.
ЭД - Электронные документы.
 

2. Порядок приобретения и подключения

Шаг 1. Выбрать срок использования, количество лицензий и необходимый уровень расширения. Это позволит вам определить итоговую стоимость лицензий для использования расширения. Обращаем ваше внимание, что лицензия для работы с расширением привязывается к аккаунту на портале ИТС. При этом наличие действующего договора ИТС не является обязательным условием для использования расширения – главное, чтобы аккаунт от портала ИТС был действующим. Одна лицензия позволит использовать расширение во всех базах 1С, где используется один и тот же аккаунт от портала ИТС. Если расширение будет использоваться в базах 1С с разными аккаунтами от портала ИТС, то необходимо приобрести дополнительные лицензии по числу таких аккаунтов.

В таблице приведена актуальная информация по срокам использования и стоимости расширения (на один аккаунт ИТС) для локальных баз 1С. Для отдельных категорий пользователей действуют специальные предложения - подробности уточняйте письмом на электронную почту, указанную в шаге 5.

Шаг 2. Определиться с необходимостью и периодом обновлений. В течение 1 месяца после поставки основной лицензии обновление и техническая поддержка расширения осуществляются без оплаты. После окончания бесплатного периода вы можете оформить подписку на обновления и техподдержку на 6 месяцев (5880 руб.) или на 12 месяцев (7900 руб.). В течение всего периода действия подписки вы будете получать новые версии расширения и, в случае необходимости, техническую поддержку в системе 1С:Коннект или по электронной почте.

Шаг 3. Приобрести расширение и приступить к его эксплуатации. Для приобретения расширения для локальных баз 1С отправьте свою заявку на info-ooodelta@yandex.ru

Примечания:
1. Часть исполняемого кода перенесена в модули расширения, которые закрыты для редактирования. При этом все клиентские модули и макеты доступны для изменения.
2. Перенос активированных лицензий на другой аккаунт от портала ИТС не предусмотрен.
3. Неиспользованный период срочной лицензии не переносится и не засчитывается в счёт других лицензий.

3. Работа с Telegram-бот для внутреннего ЭДО (краткое описание)

3.1. Предварительные настройки

Для организации работы ВЭДО с чат-ботом Telegram необходимо выполнить следующие этапы:

1.    Установить расширение 'Telegram-бот для внутреннего ЭДО' в базе 1С. Подключение расширения происходит стандартно: Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Расширения - Добавить из файла. После установки потребуется перезапуск базы 1С.

2.    Открыть форму ‘Телеграм, соответствия абонентов’: Администрирование - Телеграм, соответствия абонентов.

3.    Выполнить процедуру лицензирования (на вкладке ‘Лицензирование’).

4.    Установить обработку ‘Телеграм регламентное задание’ (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Дополнительные отчеты и обработки ) и настроить расписание.

5.    На телефонах пользователей (сотрудников) установить приложение Telegram.

6.    Создать бота по инструкции (она размещена на вкладке ‘Инструкции’ формы ‘Телеграм, соответствия абонентов’) и подключить пользователям для получения оповещений и возможности подписания документов простой подписью.
6.1.    Для подключения Telegram-бота к базе 1С указываем токен, который будет обращаться к созданному вами боту. Токен необходимо получить в боте BOTFATHER послав ему команду ‘/newbot’ и следуя инструкциям от бота.
6.2.    Только что созданный бот необходимо найти и отправить ему команду ‘/start’, в ответ бот пришлет помощь по командам.
6.3.    Для того, чтобы узнать свой идентификатор, необходимо написать ‘/start’ в боте GETMYID_BOT. После получения идентификатора, сопоставляем его с пользователем в базе.

7.    Настроить пользователей базы 1С и сопоставить идентификаторы пользователей из чат-бота Telegram с соответствующими пользователями в базе 1С:БГУ 2.0 или 1С:БП 3.0.
7.1. Создаётся новый профиль групп доступа 'Работа с Телеграм', которой указывается роль из расширения (Тел_Основная роль).
7.2. Создаётся новая группа доступа, которой указывается созданный профиль 'Работа с Телеграм' и подбираются все пользователи базы 1С, которым необходима работа с данным расширением.
7.3. Сопоставляются идентификаторы пользователей из чат-бота Telegram с соответствующими пользователями в базе 1С.

8.    Настроить маршруты ВЭДО (в этом может помочь решение 'Автоматические маршруты подписания в ВЭДО').

9.    Приступить к работе с внутренним электронным документооборотом.
 
3.2. Работа с электронными документами

В базе 1С формируется внутренний электронный документ для подписания.

После записи, будет отправлено сообщение в Telegram-бот, о том, что необходимо подписать документ и приложен файл в pdf формате. Сообщение отправится только тем пользователям, которые указаны в маршруте подписания. Для пользователей, у которых указана усиленная подпись будет отправлено сообщение и для просмотра документа в формате pdf необходимо будет отправить запрос через команду ‘doc’.

Подписывать документы через Telegram могут только пользователи с простой подписью по кнопке ‘Подписать документ’.